+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Ходатайство о премировании сотрудников образец

Руководители многих предприятий используют систему премирования для поощрения своих работников. Такие выплаты стимулируют рост эффективности, заинтересованности служащих в продвижении, укрепляют их моральный дух. Поэтому нужно быть в курсе всех аспектов составления необходимой для поощрения работников документации. Рассмотрим ходатайство о премировании сотрудников, образец которого можно успешно использоваться на практике.

Содержание

Порядок оформления

Процедура ведения нужных документов для премирования работников должна быть строго регламентирована. Она может быть урегулирована:

  • частично – законодательством;
  • в основном – правилами, установленными в организации.

Сам процесс поощрения работников на предприятии обычно идет следующим образом.

  1. Сначала составляют ходатайство на премирование работника, образец которого лучше изучить заранее, чтобы избежать неточностей и ошибок. Такой документ еще называют представлением. Бумагу пишут на имя руководителя организации, начальника кадрового отдела или иного лица, имеющего полномочия в части премирования.
  2. Руководитель делает надпись на указанном документе в виде распоряжения удовлетворить ходатайство.
  3. Составляют соответствующий приказ.
  4. Запись о вознаграждении обязательно вносят в личную карточку и трудовую книжку сотрудника. Это необходимо сделать не позднее недели после выхода приказа.

В трудовую книжку не вносят данные только о тех премиях, которые:

  1. относятся к оплате труда;
  2. выдаются систематически.

Особенности оформления

Ходатайство имеет ряд особенностей. Их необходимо изучить прежде, чем переходить к составлению документа. Поэтому лучше в организации иметь образец ходатайства о выплате премии, чтобы всегда можно было посмотреть, как и что нужно писать. Сам оригинал документа подшивают в личное дело. Есть и конкретные сроки хранения такой документации в зависимости от статуса работников (см. таблицу):

Вид ходатайства Период
Для ходатайств на простых рабочих Срок равен 75 годам
Для представлений о премировании лиц руководящих должностей Бессрочно

Документ печатают на фирменном бланке предприятия, но можно оформить и на обычном листе. Обычно один из обязательных реквизитов – печать (если фирма ее имеет).

Составление

На данный момент нет закона, который бы утвердил типовую форму представления (ходатайства о премировании). В любом случае, должна быть определенная структура. Держаться советуем такого содержания:

Обязательно у документа должно быть название:
«Ходатайство о премировании»
Проставляют дату составления документа и его порядковый номер
Информация о работнике, включая:
• Ф.И.О.;
• название должности;
• название структурного подразделения, к которому он отнесен.
Вид желаемого поощрения

Когда работнику положена премия в денежном эквиваленте, документ должен содержать информацию о причитающейся сумме и способе расчета такого вознаграждения.

Некоторые виды премий утверждены федеральным и региональным законодательством. Но основные полномочия в этой части – у самого руководителя на основании положения о премировании.

Причина поощрения

Их варианты довольно разнообразны. На предприятиях они обычно связаны с выполнением плана или внедрением современных технологий, оборудования. А некоторые премии могут быть приурочены к юбилею, празднику или какой-либо другой памятной дате.

В конце документа – подпись лица, составившего ходатайство. Ее обязательно расшифровывают с пометкой о должности.

Дополнительно в представлении можно упомянуть личностные и профессиональные качества сотрудника, обосновать необходимость использования поощрения по отношению к нему.

Ходатайство может содержать сведения кадрового учета: трудовой стаж, профессиональную категорию, информацию о других поощрениях или взысканиях и др.

Главная цель ходатайства о премировании сотрудников – аргументированное побуждение работодателя произвести выплату вознаграждения сотруднику, на которого подана бумага. Чтобы сделать все максимально верно, можно использовать образец ходатайства на премирование.

Далее вашему вниманию – образец ходатайства о премировании сотрудников:

Другие виды поощрений

Руководство может использовать в качестве поощрения своих работников не только премии в денежном эквиваленте. Причем порядок оформления документов в этом случае такой же, как и при выдаче бонусных денег. Главная особенность, по сути, одна: будет указан другой вид поощрения.

Способ вознаграждения для своих сотрудников руководитель организации выбирает сам. Это могут быть не только те разновидности, которые закреплены в Трудовом кодексе (ст. 191), но и те, которые входят в перечень возможных вариантов поощрения. Их прописывают во внутренних документах. А именно:

  • коллективном договоре (в отдельном разделе);
  • трудовом договоре;
  • правилах внутреннего трудового распорядка;
  • положение о премировании.

Вне зависимости от способа изложения условий о поощрениях, используемых на предприятии, в документе должны быть ответы на такие вопросы:

  1. кто имеет право поощрять сотрудников;
  2. какие разновидности поощрений могут быть использованы, за что они положены;
  3. можно ли использовать сразу несколько поощрений к одному работнику;
  4. как делать расчет суммы причитающейся сотруднику премии;
  5. какие документы и как должны быть оформлены.

При составлении локальных актов, в которых отображают информацию о возможных способах премирования, должен присутствовать сам работодатель (он утверждает эти документы) и представитель от трудящихся (в соответствии со ст. 135 ТК РФ).

Если предприятие использует определенную систему премирования, то данные о возможных поощрениях лучше включить и в трудовые договоры с работниками.

Помните, что составление ходатайства о премировании – обязанность непосредственного руководителя человека (если, конечно, работник того заслуживает). При необходимости такое представление может быть заменено аналогичной служебной запиской.

Ходатайство о поощрении сотрудника – образец

С целью обеспечить повышение производительности работников или поощрить их за особые достижения в труде, наниматели разрабатывают локальную систему премирования подчиненных. На этом основании начальники производственных подразделений могут подавать управленцу ходатайства о поощрении работников, поэтому в кадровом отделе должен иметься образец этого документа.

Особенности премирования сотрудников в компании

Исходя из ст. 129 ТК РФ, под премией понимается особое вознаграждение сотрудника, носящее поощрительный или стимулирующий характер. Также важно отметить, что трудовое законодательство РФ не обязывает нанимателей обеспечивать подчиненных дополнительными выплатами. Наличие системы премирования на предприятии является полной инициативой управленца. Так, ст. 135 ТК РФ регламентируются основания для выдачи премий, порядок и периодичность проведения рассматриваемой процедуры. При этом, ст. 135 ТК РФ также однозначно указывает на то, что все особенности выплат подобных сумм находятся в компетенции администрации фирмы.

Справедливо также утверждать, что законодатель не устанавливает жестких рамок процесса премирования. Исключениями являются частные сферы производственной деятельности, например, ПП РФ № 708 от 21.09.2000г. «Об Уставе сотрудников рыболовного промысла».

Все аспекты премирования на конкретном предприятии регулируются локальным актом — Положением о премировании сотрудников. В нем отражается порядок и особенности обеспечения подчиненных финансовым поощрением с учетом особенностей бизнес-деятельности компании. Помимо этого, положения о поощрении работников могут отражаться в коллективном соглашении, Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), а также индивидуальном контракте с субъектом.

Виды поощрений сотрудников компании

В ст. 191 ТК РФ приводится следующий перечень возможных видов дополнительного вознаграждения сотрудников:

  • официальное письмо с выражением благодарности;
  • представление конкретного субъекта к званию почетного сотрудника или лучшего работника месяца (квартала, года);
  • предоставление лицу, достигшему выдающихся результатов в работе, ценных подарков;
  • выдача работникам почетных грамот;
  • премирование субъектов в соответствии с установленным на предприятии порядком.

При этом наниматель может утверждать любые иные способы поощрения. С этой целью управленцу необходимо закрепить новый способ вознаграждения в одном из локальных нормативов, перечисленных выше (ПВТР, коллективное соглашение или Положение о премировании сотрудников).

Также законодатель обеспечивает самостоятельность нанимателей в определении оснований для материального поощрения и награждения подчиненных. Существуют два основных варианта предоставления премиальных сумм:

  1. Премирование подчиненных на регулярной основе, исходя из особенностей системы оплаты трудовой деятельности (например, ежемесячные премии). В трудовом контракте гражданина прописывается порядок обеспечения средствами, их объемы и периодичность фактического предоставления. При этом, подобные выплаты не будут носить поощрительный характер, так как являются частью общего заработка лица. То есть, такая премия рассматривается, как обязательная выплата, и должна обеспечиваться сотруднику вместе с зарплатой.
  2. Премиальная выплата единовременного характера. Предполагается, что дополнительное поощрение обеспечивается сотрудникам ввиду наступления праздничных дат, достижения выдающихся производственных показателей, при выполнении особых заданий социального значения и т.д. Данный вариант премирования носит поощрительный характер.

Управленец может закрепить в Положении о премировании или коллективном соглашении либо один из рассмотренных вариантов, либо оба.

Основания для составления ходатайства о поощрении сотрудника

Прежде чем назначать подчиненному материальное поощрение, управленец должен четко обозначить основание для этого. Так, на руках у руководителя компании должно быть соответствующее заявление от непосредственного начальника того подразделения, в котором трудится субъект. С этой целью в кадровом отделе заранее должен иметься образец ходатайства о премировании сотрудников.

К наиболее популярным причинам, согласно которым награждают сотрудников, можно отнести следующее:

  • Сотрудник качественно исполнил ряд своих должностных обязанностей в определенный временной период. В этом случае характерны выплаты годовых или квартальных премий. Они носят стимулирующий характер и отражают стремление управленцев укрепить трудовую дисциплину, а также повысить показатели производительности подчиненных;
  • субъект добился выдающихся результатов в трудовой деятельности. В подобных обстоятельствах премиальные суммы обеспечиваются в качестве дополнения к основной зарплате и исчисляются, исходя из показателей работы сверх меры;
  • компанией были достигнуты высокие экономические результаты, либо имела место существенная экономия каких-либо ресурсов в ходе производственного процесса. Зачастую подобные премиальные средства выдаются по факту окончания отчетного периода (года), когда подводятся общие итоги деятельности организации;
  • подразделением (зачастую, за счет конкретного сотрудника) компании были перевыполнены поставленные планы, вследствие чего субъекту назначается поощрение.

Помимо этого, выплаты также могут быть приурочены к важным датам (юбилеи, определенный срок работы на конкретном предприятии и т.д.).

Порядок оформления ходатайства о премировании сотрудников

Порядок поощрения сотрудников компании должен быть строго регламентирован локальными нормативами. Также частичную регламентацию обеспечивает ТК РФ.

В стандартных обстоятельствах порядок премирования состоит из таких этапов:

  1. Оформление документа, являющегося основанием для начисления премии. Так, начальником того подразделения, где трудится конкретный работник, в кадровом отделе берется и заполняется с учетом сложившейся ситуации образец ходатайства о поощрении работника. Помимо ходатайства также может подаваться служебная записка. Субъектом, оформляющим один из приведенных документов, может являться непосредственный начальник сотрудника, управляющий кадровым подразделением, либо любое иное правомочное лицо.
  2. Рассмотрение ходатайства или записки управленцем. При этом директор может как утвердить, так и отклонить документ. В обоих случаях наниматель фиксирует на бумаге принятое им решение, после чего визирует документ подписью и печатью.
  3. Публикация распоряжения управленца о назначении подчиненному премиальных выплат или применении иного метода поощрения.
  4. Извещение конкретного сотрудника о назначении ему премии. При этом подчиненный в обязательном порядке должен составить расписку или любой иной документ, подтверждающий, что он ознакомлен с положениями опубликованного приказа.
  5. Несение в личную карточку сотрудника, либо в его трудовую книжку информации о дополнительном вознаграждении.

Ходатайство о премировании необходимо подшивать к личному делу работника. Документ также должен находиться в сохранности на предприятии в течение следующего периода:

  • не менее 75 лет – в случае с ходатайством о премировании государственных служащих;
  • на постоянной основе в соответствии с Приказом Министерства Культуры РФ № 558 от 25.08.2010 г. – актуально для ходатайств о поощрении сотрудников коммерческих предприятий.

Особенности документооборота, связанного с премированием сотрудников

Помимо дополнительных финансовых выплат, наниматель также вправе выбрать иные методы поощрения подчиненных. Документооборот при этом не изменяется. Особенностью станет только указание в ходатайстве разных причин для обеспечения награды.

Как отмечалось ранее, законодательство слабо регулирует порядок премиальных выплат. Ввиду этого основными нормативами должны служить локальные документы. Именно в них закрепляется система документооборота ввиду назначения премии сотруднику. Так, особенности рассматриваемой процедуры и, в частности, ее документооборота, могут выноситься в отдельный раздел Положения о премировании или коллективного соглашения.

Основными аспектами относительно порядка премирования, которые должны отражаться в локальных нормативах, являются такие:

  • субъект, который наделен полномочиями принимать управленческие решение относительно назначения премий;
  • перечень видов поощрительных процедур. При этом, каждый подобный вид должен сопровождаться рядом обстоятельств, которые будут являться причиной для предоставления вознаграждения;
  • положение, в соответствии с которым допускается или запрещается одновременное применение к одному сотруднику нескольких видов поощрений;
  • ряд оформительских требований к основным бумагам о премировании (например, к ходатайству или к приказу управленца о назначении премии).

Исходя из ст. 135 ТК РФ, все нормативы компании, регулирующие выплаты работникам, должны утверждаться представителем профсоюзного образования на предприятии.

Образец ходатайства о премировании сотрудников

Ходатайство о назначении конкретному лицу премиальных сумм составляется с учетом следующих требований к официальным документам:

  1. Документ рекомендуется оформлять на официальном бланке организации.
  2. В верхнем левом или правом углу должны прописываться сведения об адресате и составителе документа. В частности, отражается наименование организации и сведения о ее управленце (ФИО, должность). Ниже, по аналогичному принципу, указываются данные о составителе (например, о непосредственном начальнике премируемого лица).
  3. Посередине листа указывается наименование документа – «Ходатайство о премировании сотрудника» или «Ходатайство о награждении сотрудника грамотой».
  4. Затем следует основной текст бумаги. В разделе необходимо отразить все данные о субъекте, которому предположительно будет назначена награда (ФИО, должность, подразделение, где он трудоустроен). Помимо этого, следует также указать, за какие заслуги лицу положена награда. Например: «Ввиду достижения Ивановым И.И., сварщиком цеха № 3 ООО «Условное», особых заслуг, в частности, перевыполнения плана в 1,5 раза, прошу предоставить указанному сотруднику премию в объеме 40% от оклада».
  5. Затем приводится список приложений к Ходатайству. Ими могут быть, например, характеристики сотрудника или документы, доказывающие перевыполнение плана.
  6. В заключительной части документа ставятся подписи составителя бумаги, а также уполномоченного лица. Например, непосредственного начальника цеха и заместителя управленца по кадрам.

На практике Ходатайство о поощрении сотрудников выглядит следующим образом:

Управленцу ООО «Зеленая миля»

Начальника производственного цеха № 2

Ходатайство о награждении сотрудника премией

Ввиду отличного исполнения свои должностных обязанностей Дмитриевым Виктором Сергеевичем, слесарем производственного цеха № 2, в частности, за перевыполнение плана в 1,5 раза от установленной нормы, прошу предоставить указанному сотруднику премию в объеме 35% от оклада.

Характеристика на Дмитриева В.С.

Зам.нач. производственного цеха №2 Гунин Гунин А.Д.

Начальник производственного цеха №2 Поленок Поленок А.В.

После того, как документ будет составлен, его направляют директору фирмы на рассмотрение. В случае, если наниматель одобрит ходатайство, премия будет начислена и выдана работнику в ближайшую дату предоставления зарплаты.

Таким образом, ходатайство о поощрении сотрудника является основанием для премирования лица, поэтому должно составляться с учетом общих требований к официальным бумагам. Также нанимателям необходимо создать локальную документальную базу о порядке премирования, что существенно упростит процесс назначения и выплаты вознаграждения сотрудникам.

Составляем ходатайство на премию — образец

Премирование сотрудников по ТК РФ

Работодатель правомочен поощрить сотрудника, надлежащим образом исполняющего свои должностные обязанности. Законодатель не ограничивает работодателя в указанном праве и, как правило, не очерчивает круг оснований для премирования или иного вида поощрения работников. Хотя в некоторых случаях в определенных отраслях производства могут быть установлены и конкретные требования (например, п. 9 постановления Правительства РФ «Об утверждении устава о дисциплине работников рыбопромыслового флота РФ» от 21.09.2000 № 708 и т. д.).

Примерный перечень возможных способов поощрения работника, представленный в ст. 191 ТК РФ, не является исчерпывающим и может быть пересмотрен или дополнен в соответствии с положениями коллективного договора или правилами внутреннего трудового распорядка. В отдельных ситуациях регулирование может быть специальным (например, постановление Правительства РФ «Об утверждении положения о дисциплине работников железнодорожного транспорта РФ» от 25.08.1992 № 621 и т. д.).

Премирование (поощрение) работника осуществляется на основании ходатайства (представления) уполномоченного лица или докладной записки от него соответствующего содержания. В дальнейшем на основании ходатайства руководителем организации будет издан приказ о премировании работников (более подробно данный вопрос раскрыт в нашей статье «Готовим приказ о поощрении работника — образец заполненный»).

Система премирования сотрудников в организации

Есть 2 основных варианта выплаты премий:

  • На регулярной основе в соответствии с системой оплаты труда (например, ежемесячная административная премия и т. д.). Этот вид премии не относится к поощрительным, т. к. является обязательной частью ежемесячной оплаты труда работника. Если в трудовом договоре прописывается сумма премии, то в нем же должны быть указаны и условия ее выплаты или ссылки на нормативно-правовые акты, регламентирующие ее выплату. В противном случае премия рассматривается как составная часть заработной платы и выдается на обязательной основе (например, определение Ленинградского облсуда от 14.10.2010 № 33-5015/2010).
  • Разово в связи с определенными событиями (праздниками, выполнением плановых показателей и т. д.). Такой вид премий как раз и выдается в качестве поощрения.

Для системы премирования в организации может быть выбран либо 1 из вариантов, либо их комбинация (например, приказ ФТС России «О выплате должностным лицам…» от 10.06.2005 № 533 и др.).

Оформление ходатайства о поощрении

Регламент оформления документации о поощрении сотрудников должен быть утвержден локальным нормативным актом организации или урегулирован на региональном уровне (например, приложение 4 к приказу управления образования Вологодского муниципального района от 09.11.2012 № 429 и др.).

Как правило, процедура премирования состоит из таких этапов, как:

  • подготовка представления (ходатайства) или служебной записки о поощрении непосредственным начальником работника, начальником службы кадров или иным правомочным лицом;
  • проставление резолюции руководителя организации на ходатайстве или отказ в его удовлетворении;
  • издание приказа о поощрении работника;
  • объявление приказа работнику под расписку;
  • внесение записи о поощрении в личную карточку работника и его трудовую книжку (см. указания к постановлению Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Ходатайство о премировании должно подшиваться в личное дело сотрудника и храниться вместе с ним в течение установленного срока:

  • 75 лет — для работников (в т. ч. муниципальных и госслужащих);
  • постоянно — для руководящих лиц организации (см. п. 656 Перечня…, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Содержание ходатайства о премировании (образец)

Можно предложить следующую примерную структуру ходатайства, т. к. его типовая форма на законодательном уровне не утверждена:

  • Наименование документа: «Ходатайство о премировании».
  • Реквизиты документа (номер, дата).
  • Данные премируемого сотрудника: фамилия, имя, отчество, должность, наименование структурного подразделения, в котором он трудится.
  • Вид поощрения, к которому представляется работник. Если речь идет о денежной премии, надлежит указать ее сумму или порядок расчета (например, в процентах от оклада или иначе). При этом в ряде случаев размер и порядок определения суммы премии устанавливаются нормативными правовыми актами (например, приказом ФСБ России от 26.11.2012 № 593 и т. д.).
  • Мотив поощрения. Это могут быть успехи в трудовой деятельности, выполнение плановых показателей, внедрение новых технологий в производство и иные профессиональные заслуги. Наряду с названными, мотивом премирования может стать юбилей работника или иная памятная дата, профессиональный или государственный праздник и т. д.

Далее проставляется подпись ходатайствующего лица с расшифровкой и указанием должности.

В содержание ходатайства о поощрении может быть включена также оценка профессиональных и личностных качеств работника, указана целесообразность поощрения и т. д. Форма ходатайства допускает включение в нее сведений кадровой службы (например, о наличии неснятых взысканий, трудовом стаже и т. д.).

При составлении документа следует помнить о его основной цели — побуждении руководства организации к выплате премии обозначенному работнику.

Внутренняя документация о премировании и прочих видах поощрения

Как указывалось выше, в качестве благодарности за добросовестный труд работодатель может не только выписать денежную премию, но и использовать иные формы поощрения.

Общий механизм делопроизводства в данном случае ничем не отличается от приведенного выше регламента оформления работнику премии. Основным отличием является указание в ходатайстве способа поощрения.

Выбор способа вознаграждения в любом случае остается за работодателем. Помимо перечисленных в ст. 191 ТК РФ, локальной документацией организации могут быть предусмотрены и прочие способы поощрения.

Какая именно внутренняя документация будет регулировать данный вопрос, не принципиально. Регламент поощрения сотрудников может быть включен в качестве 1 из разделов в коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка либо оформлен в виде отдельного документа (положения о премировании и т. д.).

В любом случае такая документация должна освещать все основные вопросы, связанные с поощрением трудящихся, в т. ч.:

  • кто уполномочен принимать решения о поощрении;
  • какие виды поощрений и за какие заслуги установлены в организации;
  • допустимо ли одновременное применение нескольких видов поощрений;
  • каков порядок вычисления суммы премии;
  • требования к оформляемым документам (ходатайству о премировании, форме приказа о премировании) и т. д.

Локальная документация организации, регламентирующая систему оплаты труда, должна быть утверждена работодателем с учетом мнения представительного органа трудящихся (абз. 4 ст. 135 ТК РФ).

Если в организации установлена система премирования, то сведения о поощрительных выплатах включаются в качестве обязательного пункта и в трудовой договор (абз. 11 ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, ходатайство о поощрении подается непосредственным руководителем работника, которого по той или иной причине предполагается вознаградить со стороны работодателя. Типовой формы ходатайства (представления) или служебной записки о премировании законодательством не предусмотрено. Документ составляется в свободной форме с учетом положений локальной нормативной документации организации-работодателя.

Как выглядит образец ходатайства о премировании сотрудников?

Назначение премиальных выплат в отношении тех или иных сотрудников в компании не происходит спонтанно. Указанная выплата предполагает документальное обоснование в виде того же ходатайства, а также исполнение условий назначения согласно нормам, закрепленным в Положении о премировании.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

А так как при нарушении процедуры начисления премии возможны определенные сложности, о всех правилах начисления стимулирующих выплат желательно знать заранее.

Нормативная база

В трудовом законодательстве отсутствует прямое указание на начисление премий, но оговорено, что работодатель вправе устанавливать в компании стимулирующие выплаты, порядок перечисления которых регулируется уже локальными актами.

Так, в ст.135 ТК РФ сказано, что ту же процедуру премирования руководство может осуществлять на основании того же Положения о премировании либо же коллективного или трудового договора, но при условии, что указанные документы составлены с учетом норм ТК РФ и не нарушают прав действующих сотрудников.

То есть дирекция предприятия не может начислять премиальные выплаты спонтанно по собственному разумению, исходя из личного отношения к тому или иному работнику.

Наоборот, стимулирующие проплаты должны рассчитываться исходя из трудовых и иных показателей, которые напрямую связаны со спецификой занятости в той или иной компании.

Стоит отметить и тот факт, что все премиальные начисления относятся к полученным доходам, что предопределяет применение к ним стандартных вычетов, то есть тех же страховых взносов и налогов.

Поэтому при определении суммы премий руководство должно еще и рационально подходить к самой сумме, и не завышать ее необоснованно.

Ведь все начисления периодически проверяются теми же контролирующими органами, и суммы премий подвергаются тщательному анализу. Это предполагает, как минимум, правильное документальное оформление с учетом норм, отраженных в локальных актах.

Что это за документ?

Каждый сотрудник с момента трудоустройства имеет индивидуальный круг обязанностей. При этом если в небольшой компании директор в какой-то мере осведомлен об основных обязанностях сотрудников, а также об их показателях в труде, то в большом учреждении это физически невозможно.

Именно поэтому для начисления премиальных выплат линейные руководители отделов предоставляют так называемые докладные записки, которые и отражают основные показатели.

Записка может составляться не только в виде информации, но и ходатайства, которое одновременно отражает заслуги тех или иных сотрудников и содержит просьбу об их материальном поощрении.

Кстати, в компаниях, которые по условиям того же квартала или полугода обязаны премировать штатных работников, подача указанного документа является не только обязательной, но и необходимой в качестве подтверждения обоснованности расчета премиальных выплат.

В каких случаях требуется?

Ходатайство о выплате премии является не только просьбой, но и информацией, которая формирует представление руководства о заслугах того или иного сотрудника, а также служит основанием для утверждения определенного размера стимулирующей выплаты.

Но вот подаваться на рассмотрение руководства она может и не всегда.

Так, служебная записка не требуется в следующих случаях:

  • если премиальные выплаты введены в ранг обязательных выплат в качестве составляющей ежемесячной заработной платы в рамках трудового договора;
  • если премия утверждена в качестве обязательного начисления локальными актами, то есть тем же коллективным договором либо Положением о заработной плате.

При этом в случае если в Положении сказано, что сотрудники, исходя из финансового положения компании, могут премироваться по результатам отчетного периода либо в виду иных заслуг, как связанных с показателями в труде, так и с личностными характеристика, оформление ходатайства либо же служебной записки необходимо.

Как отразить материальную помощь в справке 2НДФЛ? Читайте тут.

Служебная записка на премирование сотрудника (образец 2019)

Служебная записка о премировании, как и ходатайство, относятся к локальной документации, которая несмотря на отсутствие установленного законом бланка имеет определенную форму.

Естественно для того чтобы указанный документ считался легитимным и не мог бы вызвать какие-либо вопросы со стороны тех же контролирующих органов, записку необходимо составить правильно.

Форма документа

Служебные записки, как правило, предназначены для внутреннего документооборота компании и имеют стандартную форму, присущую такому виду документации, то есть ту же шапку, основную информацию, подпись и дату.

При этом ввиду того, что записка подразумевает включение в себя достаточно много информации — от описания основных данных сотрудника до его заслуг — указанный документ можно составить в произвольной форме.

Но вот от делового стиля отступать не стоит, ввиду чего все необходимые данные нужно отразить как можно лаконичнее.

Если предполагается выплата определенной суммы в качестве вознаграждения за труд, к примеру, за перевыполненный план либо повышение процента продаж, линейные руководители учреждения составляются именно докладные записки.

Если же у сотрудника юбилей, допустим, те же 50 лет, оформляется уже ходатайство с просьбой о поощрении материально за многолетний труд и весомый вклад в развитие предприятия, но только в том случае, если юбилейные даты являются основанием для премирования в рамках Положения.

Кстати, в отношении руководящего состава организаций законом предусмотрен и третий вид документов, а именно, представление на премирование тех же начальников отделов и главных бухгалтеров.

Кем оформляется и кому адресуется?

Естественно, сам работник, несмотря на желание увеличить свой ежемесячный доход, не всегда может просить руководство о премиальных выплатах, да и оценить собственный вклад в развитие компании объективно тоже.

Поэтому полномочия по составлению служебной записки или ходатайства отданы следующим лицам:

  • линейным руководителям отделов, если речь идет о поощрении за трудовые заслуги в текущем периоде;
  • менеджеру по персоналу, если предполагается премирование к юбилейным датам;
  • профсоюзному комитету.

Адресатов указанных документов, обладающих полномочиями утверждения разрешения на выплату премии, может быть тоже несколько:

  • если компания маленькая и состоит всего из нескольких отделов, записка подается непосредственному директору;
  • если же речь идет о том же заводе с несколькими основными и вспомогательными цехами, записка подается начальнику цеха.

Как правильно написать?

При составлении записки либо ходатайства о премировании сотрудников, образец которого представлен ниже, следует учитывать нормы, отраженные в Положении о премировании.

То есть нужно указывать именно те условия, которые предусмотрены Положением — то же превышение выработки, выполнение плана или повышение уровня продаж, а не лаконичные фразы, которые не отражают реальных заслуг.

Ведь если при проверке будет установлено, что премирование полагается только за отдельные показатели, а не в общем за выполнение своих обязанностей, которые и так должны осуществляться, премирование будет признано незаконным.

Содержание и текст документа

Безусловно, служебная записка и ходатайство отличаются друг от друга.

Но при этом оба документа должны содержать в себе следующие сведения:

  • шапку, которая предполагает обращение к руководителю компании либо же цеха и данные составителя документа в разрезе должности и фамилии с инициалами;
  • основную часть, в которую входят данные поощряемого сотрудника с указанием занимаемой должности, просьба о премировании и основания для назначения указанной выплаты;
  • заключительную часть, которая включает в себя дату составления документа и подпись составителя с расшифровкой.

При этом именно ходатайство и представление может содержать еще ряд дополнительных данных, в частности:

  • общий стаж работы;
  • период занятости на конкретной должности;
  • личностные качества — к примеру, ту же добросовестность либо же скрупулезность и исполнительность.

Реквизиты

Как правило, реквизитами являются данные о самой компании, которые включают в себя достаточно много сведений — от юридического адреса и полного наименования до печати и расчетного счета.

Однако если служебная записка предназначена для внутреннего использования, часть реквизитов не указывается.

Именно служебная записка с просьбой о премировании содержит следующие реквизиты:

  • дату составления;
  • регистрационный номер, который присваиваться после регистрации в журнале внутренней документации.

При этом бланк предприятия использовать не обязательно, как и печать, учитывая, что речь идет о внутреннем документе, который только выступает в роли просьбы о премировании, а не распорядительного акта.

Кто подписывает?

Сама по себе записка либо же ходатайство не ведет к определенным финансовым последствиям без соответствующего согласования.

То есть прежде чем работник получит заветную выплату, указанные документы должны пройти согласование руководства и получить резолюцию о согласии в верхнем левом углу с подписью директора и датой внесения резолюции, на основании которых будет издан приказ.

Заполненный образец и бланк

Ходатайство на премию, образец которого можно скачать ниже, как правило, составляется по шаблону, который не всегда может быть верным, учитывая, что оснований для премирования может быть много.

Поэтому при заполнении указанного документа желательно сначала ознакомиться с Положением о премировании компании, посмотреть правильные формулировки и поводы для премирования, а уже потом приступать к составлению документа.

Сроки хранения

Порядок архивного хранения различного вида документации, которая образовывается в ходе хозяйственной деятельности той или иной компании регламентируется Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, который кроме всего прочего содержит и сроки хранения.

Так,в п.596 и п.600 в отношении документов о премировании сказано, что они хранятся на предприятии не менее 5 лет.

Порядок внесения сведений о премировании в иные документы

Практически каждый шаг трудовой деятельности того или иного сотрудника отражается не только в той же распорядительной документации, но и в иных документах, но только при определенных обстоятельствах.

Так:

  • Раздел 7 личной карточки должен включать в себя все поощрения и награды, а также присвоенные почетные звания, включая и премиальные выплаты, но только в том случае, если они выплачены за особые услуги, а не в виде постоянной суммы, рассчитываемой ежемесячно либо же поквартально.
  • То же правило относится и к заполнению трудовой книжки, которая также содержит раздел для отражения данных о полученных вознаграждений.

В частности, в п.25 Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 сказано, что сведения о регулярных премированиях сотрудников в книгу о труде не вносятся.

Однако если труженик премируется разово, допустим, за особый вклад в хозяйственную деятельность компании, соответствующая запись должна в книге присутствовать.

Как написать заявление на премию главному бухгалтеру? Узнайте тут.

Зачем нужно штатное расписание? Информация по вопросу — здесь.

Нюансы составления

Несмотря на то, что компания вправе самостоятельно расходовать свои средства, в том числе и на поощрение сотрудников, контролирующие органы все же проверяют, насколько правомерно осуществляется премирование.

Поэтому служебная записка должна быть составлена правильно, отражая реальные основания для начисления стимулирующих выплат.

Так в качестве примера можно использовать ходатайства о поощрении работников в разрезе нескольких оснований для начисления указанных выплат.

Служебка к профессиональному празднику

За перевыполнение плана (переработку)

За хорошую работу

Для государственных и муниципальных служащих:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область — +7 (499) 110-43-85
    • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-60-09
    • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Статья написана по материалам сайтов: delatdelo.com, rusjurist.ru, buhdzen.ru.

»

Это интересно:  Где подать заявление на развод в Москве
Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector