Компенсация гсм что это такое

В данной статье пойдет речь, обязан ли работодатель фирмы оплачивать горюче-смазочные материалы работнику, чей личный автомобиль используется в интересах производства, оказания платных услуг компании.

Содержание

Нюансы о компенсации денег за горюче-смазочные материалы

Часто встречаются ситуации, когда подчиненные работодателя используют личный автотранспорт в экономических интересах компании. Сотрудник несет незапланированные издержки, расходуя горючее, моторное и трансмиссионное масло. Часто от незнания, что 188 статья КЗОТ гарантирует исполнителю компенсацию.

Кодекс о труде носит общий характер. Права владельца личного автомобиля, который используется в интересах юридического лица, подробно изложены в Налоговом и Гражданском кодексах.

Что получается на практике

Не все пользуются правами, поскольку слабо знают законы. Юридические лица используют в своих интересах незнание профильного законодательства. Пример из жизни. Руководитель мебельной фабрики отправляет мастера в командировку за 200 км для деловой встречи с поставщиками фурнитуры. Мол, добирайся поездом или на собственном авто. Конечно, доехать на быстроходной «легковушке» можно за полтора часа. На автобусе — в два раза дольше.

Мастер выбирает первый вариант, поскольку останавливается производство мебели из-за нехватки фурнитуры и надо спешить.

Что представляет собой компенсация ГСМ

Компенсация ГСМ – это ситуация, при которой администрация за использование авто сотрудника в экономических интересах производства или оказания платных услуг возвращает деньги, потраченные владельцем авто:

  • на приобретение бензина, солярки, моторного, трансмиссионного масла;
  • в зимнее время за покупку охлаждающей жидкости (тосола);
  • средства для покрытия амортизационных расходов и так далее.

Понятно, два физических лица в данной ситуации разойдутся по-братски. Заплатит за услугу наличными без составления официального соглашения, хотя это нарушение текущего законодательства. Юридическое лицо не может так поступать, а оформляет компенсационные выплаты документами.

Официальное оформление

Гражданский законодатель разработал и утвердил для практического пользования 3 договора:

  1. Оформляет с водителем соглашение, дополняющее трудовой договор.
  2. Вторым рациональным способом следует заключение договора аренды.
  3. Последним неплохим решением является подписание между сторонами соглашения об автотранспортных услугах.

Три соглашения, одобренные текущим гражданским законодателем, являются официальными, адаптированы практически ко всем ситуациям.

Дополнительное соглашение

Априори человек, устраивающийся на работу в фирму, заключает с администрацией трудовой договор. Если компания нуждается в использовании автотранспорта работника, то несложно прийти к согласию заключением дополнительного трудового соглашения.

Но и здесь подписанта со стороны физического лица ожидают невидимые подводные камни. Получают компенсацию за купленные за свои деньги ГСМ по закону, автомобиль использован на конкретных производственных операциях.

В конце месяца работник обязан составлять отчетность, согласно которой ему будут компенсированы понесенные издержки на расходование ГСМ. В отчетные документы вносит:

  • даты поездок, время отправлений в рейсы и возвращение;
  • указывает цели посещения;
  • записывает пункты назначения.

Отчетный документ содержит подпись и дату работника, выполнявшего на автомашине производственные задания.

Положительные и отрицательные моменты доп. соглашения

С большой уверенностью стоит утверждать, что дополнительное соглашение выгодно работодателю его способностью ограничить компенсационные выплаты. И сделает на законном основании Правительственного постановления №92 от февраля 2002 года.

В нем опорным компенсационным моментом является двигатель объемом 2000 см 3 . Если меньше — возмещается 1200 руб. Если больше — 1500 руб.

Этого мало, поскольку в стране наблюдается систематическое повышение цен на бензин, дизель, смазочные средства.

Использования личного транспорта по договору

В практике используется редко, когда использование личного автотранспорта носит не системный, а спорадический характер. При таком положении дел, использовать автотранспорт с заключением договоров аренды или составления допсоглашения, нет смысла.

У частника есть несколько автомобилей, то ему предлагают обрести статус индивидуального предпринимателя. В таком случае ИП ежемесячно начнет выплачивать государству фиксированную сумму. Последнему вряд ли согласится на заранее убыточный вариант.

Заключение

Использование работником личного легкового или грузового автомобиля для производственной необходимостью компании, по закону юридическое лицо обязано компенсировать ГСМ, если имеется договор аренды или дополнительное соглашение к обычному трудовому договору.

Оплата ГСМ: оформление договора, порядок расчета, правила и особенности оформления, начисления и выплаты

Нередко возникают ситуации, когда по производственной необходимости работник вынужден использовать свое имущество. Чаще всего речь идет об использовании машины. Причем работодатель обязан это компенсировать: оплатить горюче-смазочные материалы (ГСМ), амортизацию и другие затраты. Как сделать это максимально эффективно?

Законодательная база

Не многие вообще понимают, что значит оплата ГСМ и компенсация использования личного транспорта. И работодатели с успехом этим пользуются. Хотя их обязанность компенсировать сотруднику затраты закреплена статьей 188 Трудового кодекса. Однако, как будет видно ниже, ее использование – не лучший вариант. Гораздо больше полезной информации содержат Гражданский и Налоговый кодексы. Чтобы воспользоваться всеми преимуществами, которые они дают, нужно правильно подойти к вопросу.

Как все происходит на практике?

Часто сотрудника ставят перед выбором: или едешь за 300 км в другой город по жаре на автобусе, или езжай на своей машине. Ему и в голову не приходит, что расходы за оплату ГСМ и не только могут и должны быть ему компенсированы. Предприятия используют юридическую неграмотность работников. Большинство не знают, что такое оплата ГСМ на работе и компенсация затрат.

Кстати, это касается не только автомобиля, но и любого другого личного имущества, которое сотрудник использует при выполнении своих служебных обязанностей. Просто личный транспорт используют чаще всего. Соответственно, и оплата ГСМ сотрудникам за счет работодателя – это норма. Хотя и не все работодатели согласны платить.

Пара примеров

С этим сталкивался каждый, кто хоть раз пытался работать торговым представителем. Еще один пример, где сотрудники чаще всего используют собственный транспорт – такси. Чтобы получить компенсацию, использовать автомобиль или другое имущество работник должен только с ведома и разрешения руководства. Причем все должно быть оформлено документально.

Оплата ГСМ сотрудникам – что это?

Часто ответа на этот вопрос не знают даже работники бухгалтерии, что уж говорить о рядовых сотрудниках. Многие считают, что ГСМ – это только топливо: бензин или солярка. Это не совсем так. На самом деле, к горюче-смазочным материалам (ГСМ) относят еще много чего:

  • масла;
  • тосол – в зимнее время;
  • другие необходимые расходники.

Соответственно, оплата ГСМ включает в себя не только затраты на топливо.

Это интересно:  Эвакуировали машину что делать

Как оформить все официально?

Есть 3 способа оформить свои договоренности с работодателем:

  • дополнительное соглашение к трудовому договору;
  • договор аренды автомобиля;
  • договор на оказание транспортных услуг.

Каждый из них имеет свои плюсы и минусы. Ниже рассмотрим их подробно.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Самое простое – заключить с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако проще – не значит эффективнее: получить оплату ГСМ за счет работодателя сотрудникам будет непросто. Ниже приведен пример такого соглашения.

Там должны быть четко прописаны:

  • марка и характеристики транспортного средства;
  • сумма ежемесячной компенсации и затраты, которые также компенсирует работодатель: оплата ГСМ, текущий и капитальный ремонт, диагностика и ТО, страховка;
  • сроки, в которые должен быть предоставлен отчет о фактически понесенных затратах;
  • сроки, в которые работодатель компенсирует затраты сотруднику.

Сотрудник должен часто ездить по заданию руководства, либо разъездной характер работы предусматривает выполнение им своих служебных обязанностей. Ведь по закону оплата ГСМ при использовании личного транспорта, как и компенсация других расходов, возможна только при наличии производственной необходимости.

Ежемесячно сотрудник сдает отчет о своих поездках, где указывает:

  • дату поездки;
  • время выезда и возвращения;
  • пункт назначения;
  • цель поездки.

Кроме того, этот документ в обязательном порядке должен содержать дату составления и подпись сотрудника.

Плюсы и минусы дополнительного соглашения

Компенсация затрат работника в рамках трудового договора выгодна прежде всего работодателю. Ведь всегда можно ограничить ее размером, предусмотренным постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002 года: 1200 рублей – для автомобилей с объемом двигателя менее 2000 см 3 и 1500 рублей – для автомобилей с объемом двигателя более 2000 см 3 .

Однако такая компенсация вряд ли устроит сотрудника – при нынешних ценах на бензин уложиться в нее почти невозможно. Соответственно, работодателю приходится идти на компромисс и заключать договор аренды или договор оказания транспортных услуг либо платить из собственного кармана – нивелировать компенсацию за счет снижения налогов не получится.

Как сдать автомобиль в аренду?

В этом случае отношения сторон будут регулироваться Гражданским кодексом. На практике чаще используется аренда без экипажа. Ниже вы можете видеть типовой договор.

В договоре аренды обязательно нужно указать:

  • характеристики автомобиля: марка, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный номер;
  • условия субаренды – желательно запретить работодателю сдавать автомобиль кому-либо другому;
  • другие договоренности – кто и в какие сроки проводит ТО, кто оплачивает расходники и текущий ремонт, для каких целей может использоваться автомобиль – например, только пассажирские перевозки.

Заключая договор аренды, нужно понимать, что вы тем самым передаете свой автомобиль компании пусть во временное, но пользование. В то время как в рамках трудового договора автомобиль можете использовать только вы.

Поэтому в договоре аренды нужно оговорить, как именно работодатель может использовать вашу машину. В противном случае не удивляйтесь тому, что вас заставят перевозить различные грузы или какой-то мусор – ведь владеет машиной, пусть и временно, теперь компания.

Важно: обязательно зафиксируйте в договоре стоимость машины на момент сдачи в аренду.

Часто возникает проблема с тем, что стороны не знают, как прописать в договоре аренды оплату ГСМ. Спорят по этому поводу даже юристы. Расчет оплаты ГСМ ведут на основании путевых листов – по фактическому километражу. Для этого существуют специальные нормы, на основании которых и проводят списание.

Эксперты все-таки рекомендуют заключать договор аренды автомобиля с оплатой ГСМ. Однако это – по договоренности. Если арендой оплата ГСМ не предусмотрена, заключают отдельный договор на оплату ГСМ с поставщиком, а водителю выдается топливная карта с определенным лимитом.

Также важно заранее оговорить другие нюансы: платит ли вам компания фиксированную сумму каждый месяц или оплата идет почасовая – в зависимости от фактически отработанного времени, кто и как оплачивает страховку.

Договор оказания транспортных услуг

Используется гораздо реже – в основном, если на личном транспорте осуществляется перевозка грузов. Представим компанию по организации квартирных переездов. Вместо того чтобы приобретать автомобиль или брать его в аренду, она могла бы заключить с грузчиком, имеющим в собственности нужный автомобиль, договор на оказание транспортных услуг.

Таким образом, грузчик выполнял бы свои непосредственные обязанности (погрузку и разгрузку) в рамках трудового договора. И уже в частном порядке оказывал бы услуги по перевозке этих грузов из точки А в точку Б. Однако для этого ему пришлось бы оформить ИП, ведь предпринимательская деятельность без регистрации в РФ запрещена.

Как собственнику авто оптимизировать налоги?

Для сдачи авто в аренду или оказания транспортных услуг работнику потребуется оформить ИП. Строго говоря, сдать свой автомобиль в аренду он может, не будучи предпринимателем. Однако если таких автомобилей несколько, то оформить ИП все-таки придется. Кроме того, в этом случае он платит меньший налог – 6 % на УСН-доходы, вместо 13 % НДФЛ. Однако с его официальной зарплаты по-прежнему удержат НДФЛ 13 %.

На первый взгляд, страховые взносы – это ненужные дополнительные расходы. Но так ли это на самом деле? Не совсем. Дело в том, что ИП имеют право уменьшить авансовый платеж по УСН «Доход» на суммы уплаченных страховых взносов. Таким образом, при сдаче авто в аренду налог можно не платить вовсе (сумма налога вряд ли превысит уплаченные взносы), причем совершенно законно. А основная часть уплаченных взносов идет на вашу же будущую пенсию.

Важно: статус ИП и УСН не освобождает предпринимателя от уплаты транспортного налога. Его придется заплатить в любом случае. А вот налог на имущество в этом случае платить не надо.

Пример того, как ИП повышает доход от сдачи авто в аренду

  • страховые взносы в ПФР: 32385 + 1 % × (100 000 × 12 — 300 000) = 41385 рублей;
  • страховые взносы на медицинское страхование: 5840 рублей;
  • УСН 6 %: 100 000 × 12 × 6 % — 41385 — 5840 = 24775 рублей.

Кроме того, в первом случае Иван платит НДФЛ сразу. Фактически, он этих денег даже не видит – налог за него перечисляет работодатель. Во втором Иван получает «на руки» всю сумму. И только затем платит налоги. Причем он может распределять их как ему угодно в течение года – главное, заплатить все не позднее 31 декабря.

Возможность управлять сроками уплаты налогов дает существенное преимущество. Допустим, Иван решил равномерно распределить налоговую нагрузку и каждый квартал выплачивать положенную сумму.

Таким образом он может дополнительно освободить следующие суммы:

  • январь – 100 000 × 13 % = 13000 рублей;
  • февраль – 100 000 × 13 % +13000 = 26000 рублей;
  • март – 100 000 × 13 % + 13000 + 13000 = 39000 рублей.

До конца марта он может использовать эти деньги по своему усмотрению. И только затем заплатить соответствующий платеж по страховым взносам, уменьшив тем самым авансовый платеж по УСН «Доходы».

На первый взгляд кажется, что суммы небольшие. Но стоит Ивану увеличить доход в 10 раз – сдать в аренду несколько машин или вместо аренды выбрать лизинг, экономия станет внушительной.

Как предприятию сэкономить на налогах?

Если предприятие находится на ОСН (общая система налогообложения) или УСН «Доходы минус расходы» (один из видов упрощенной системы налогообложения), то затраты на аренду автомобиля, оказание транспортных услуг или выплату компенсации в рамках трудового договора могут быть учтены для уменьшения налогооблагаемой базы. Правда, в последнем случае для легковых автомобилей сумма вычета ограничена законодательно.

В случае аренды автомобиля на ОСН, в зачет расходов идет не только арендная плата, но также:

  • ГСМ и другие расходники;
  • проведение текущего и капитального ремонта авто;
  • ТО, мойка, оплата парковки и стоянка для машины;
  • страховка;
  • оплата труда водителя.
Это интересно:  Пособие за рождение первого ребенка в 2021

Причем расходами, уменьшающими налогооблагаемую базу, признаются только документально подтвержденные затраты. При этом они должны быть экономически обоснованы.

Важно: предприятие не является собственником арендованного автомобиля, а значит, и не обязано платить имущественный и транспортный налоги.

Доходы бизнеса обычно существенно превышают расходы на аренду автомобиля. Соответственно, за счет уменьшения налога на прибыль можно с лихвой компенсировать все фактически понесенные затраты.

Подведем итоги

Статья 188 Трудового кодекса обязывает работодателя компенсировать сотруднику использование личного транспорта в служебных целях. Если такое использование предполагается эпизодически, достаточно просто заключить соответствующее допсоглашение к трудовому договору и вовремя сдать отчет.

Однако если работник без использования личного транспорта не может выполнять свои обязанности и вынужден пользоваться своей машиной в служебных целях постоянно, эта компенсация не сможет покрыть большую часть фактически понесенных затрат. Разве что только за счет прибыли предприятия. Использовать такую компенсацию для уменьшения налога на прибыль организация сможет только в установленном законом размере, что не покроет и десятой части фактических затрат.

Соответственно, такой подход не выгоден ни работнику, ни предприятию. И все из-за особенностей налогообложения: работник как частное лицо платит слишком большой НДФЛ, а предприятие не может в должной мере оптимизировать налоги. Гораздо выгоднее для обеих сторон заключить договор аренды или оказания транспортных услуг (если предполагается перевозка других пассажиров или грузов).

Только в этом случае сотруднику придется оформить ИП – процедура не сложная и не занимает много времени. Некоторые думают, что, став ИП, они не смогут работать по трудовой как частное лицо. Однако на самом деле это возможно – закон не запрещает.

Компенсация за ГСМ сотруднику в 2021

Нередкими являются ситуации, при которых появляется необходимость использовать личный автотранспорт сотрудников в служебных целях. Подобные случаи имеют место в равной степени, как при трудоустройстве, так и во время исполнения служебных обязанностей работником. Например, когда деятельность связана с постоянными разъездами, а у организации не хватает своего транспорта.

Важно! Во всех случаях, использование личного авто сотрудника в служебных целях, которое носит регулярный характер, подлежит документированию установленным порядком.

За эксплуатацию на работе своего авто работник может рассчитывать на компенсацию. Данная норма закреплена законодательно, в частности, ст. 188 ТК РФ. Как гласит статья, если работник с ведома (согласия) нанимателя использует личное имущество на работе, то ему выплачивается компенсация, а именно:

  • компенсационная выплата полагается за эксплуатацию, износ инструментария, личного транспортного средства (далее — ТС) работника, его технических средств, материалов;
  • возмещение трат предусмотрено по части эксплуатации ТС (к примеру, за ГСМ);
  • размер компенсации устанавливается путем достижения соглашения между двумя сторонами (нанимателем и работником), которое далее подлежит документированию.

Следует заметить также, что в качестве транспортного средства, которое может использоваться на работе, рассматриваются: легковой автомобиль, мотоцикл, грузовое авто. Применяя установки Трудового кодекса, организация может возместить работнику траты на ГСМ, эксплуатацию его транспорта.

Как акцентирует внимание Минтруда РФ (письмо № 17-3/В-542 от 13.11.2015), размер компенсационной выплаты должен соответствовать обоснованным тратам. Т. е. все расходы, так или иначе увязанные с эксплуатацией ТС для служебных целей, должны документально подтверждаться.

Зам. директора Департамента развития соцстрахования Л. А. Котова.

Компенсация трат, связанных с эксплуатацией авто сотрудника на его работе: что и в каком размере возмещается

Ограничений по компенсационным выплатам на законодательном уровне не имеется. На самом деле эксплуатировать личное ТС в служебных целях работник может 2, 3, 5 часов, и весь рабочий день.

Величина компенсационной выплаты во многом определяет вид ТС, его технические характеристики (марка авто, мощность двигателя, расход бензина, и т. п.), а также километраж пробега, характер поездок. Фактический размер компенсации с учетом вышесказанного определяется заранее соглашением сторон (нанимателем и работником).

Важно! С суммы компенсации, которая предназначается работнику, не удерживают НДФЛ и общеобязательные страховые взносы.

Нормы трат организации, которые связанны с выплатой компенсаций, установлены правительственным Постановлением № 92 от 08.02.1992. Их бухгалтерия учитывает по прочим тратам в пределах следующих месячных норм. Учет ведется на дату выплаты.

Транспортное средство Рабочий объем двигателя Сумма в рос. руб.
Мотоцикл 600
Легковой автомобиль До 2000 куб. м. 1200
Легковой автомобиль Более 2000 куб. м. 1500
Грузовой автомобиль Лимит не установлен

При формировании данного учета, как и в случае с НДФЛ, взносами (по части удержания), необходим расчет компенсационной выплаты, а также наличие документов, которые подтверждают:

  • право собственника (работника) на используемое ТС (регистрационное свидетельство на него);
  • произведенные траты по ГСМ, на мойку и т. п. ;
  • километраж — как правило, это путевые листы (иные заменяющие их удостоверяющие документы).

Удержание НДФЛ и общеобязательных взносов производится тогда, когда возмещаемые работнику траты признаются его доходом. Таковыми являются, к примеру, ремонт, техосмотр, техобслуживание авто, покупка запчастей.

Условия, при которых возмещаются траты сотруднику, использующему на работе личный автомобиль

Таким образом, компенсацию выплачивают работнику при соблюдении нескольких условий. Первое: если работник может подтвердить документально, что он владелец авто и оно действительно эксплуатируется в служебных целях с ведома нанимателя.

Второе: траты на ГСМ (ремонт, мойку), которые имели место, удостоверяются платежными документами (чеками, квитанциями и др.).

Третье: размер компенсации, вариант ее расчета предварительно согласовывался сторонами и оформлен документально.

Следует иметь в виду, что работнику компенсация может назначаться в фиксированной сумме. Тогда установленный размер выплаты начисляется работнику не зависимо от того, сколько дней он эксплуатировал на работе свое авто.

Пример 1. Компенсация в фиксированном размере за эксплуатацию личного ТС на работе

Сотруднику ООО «Василек», менеджеру М. Т. Теплякову назначена фиксированная компенсация за эксплуатацию его авто на работе. Объем двигателя легковой машины М. Т. Теплякова превышает 2000 куб.м. Размер компенсирующей выплаты за месяц составляет 2500 руб.

В одном из месяцев М. Т. Тепляков представил путевые листы на 23 раб. дня, в то время как в данном месяце было 25 раб. дн. Тем не менее, учитывая тот факт, что компенсация менеджеру положена в фиксированной сумме, то она же будет выплачена в полной мере и при данных обстоятельствах.

Рассчитывая налог на прибыль, бухгалтерия ООО «Василек» учитывает предельный размер компенсационной выплаты по этому месяцу, определяемый Постановлением № 92 от 08.02.1992. Для авто М. Т. Теплякова она равняется 1500 руб., т. к. рабочий объем двигателя его ТС превышает 2000 куб.м.

Варианты оформления использования на работе личного авто сотрудником

Использование личного ТС на работе возможно только с согласия самого работника. Если его не устраивают условия эксплуатации и выплаты компенсации, предложенные нанимателем, он может от них отказаться. Достигнутые договоренности подлежат оформлению одним из доступных способов:

  1. Путем заключения арендного договора с экипажем либо без него (т. е. с водителем—владельцем авто либо без).
  2. Посредством заключения допсоглашения к трудовому договору либо внесения в него соответствующих условий по использованию личного авто и выплате компенсации.

Ключевой момент: соглашение по использованию ТС в служебных целях и выплате за это компенсации должно быть письменным.

Трудовой договор либо допсоглашение к нему

Как принято, записываются:

реквизиты правоустанавливающих документов на ТС;

виды трат, которые подлежат возмещению;

величина и условия выплаты компенсации

Стандартный арендный договор с экипажем либо без него

При данном способе оформления, как правило, работнику перечисляется только арендная плата, выплата компенсации здесь не предусмотрена

Способ оформления Что включает Отдельные дополнения по оформлению
Что касается покрытия трат по ГСМ, то стороны так и указывают, что наниматель будет возмещать траты по приобретению ГСМ с учетом действующих норм расхода топлива

(Приказ Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.2008 по утверждению соответствующих методических рекомендаций).

Основание для выплат: путевые листы, оплаченные чеки от АЗС

Обязательно оформляется письменно и содержит сведения:

о ТС (марка, характеристики и др.);

сроки его аренды;

размер и порядок внесения арендной платы, иные дополнительные условия (например, кто будет оплачивать ГСМ, ремонтные работы и т. п.)

В общем случае, если две заинтересованные стороны заключают договор (либо досоглашение), то далее по прошествии месяца работник должен письменно отчитаться перед нанимателем об использовании своего авто в намеченных целях.

Это значит, что он должен представить установленным порядком информацию о времени эксплуатации, пробеге, тратах по ГСМ, подтвердив все это документально (приложив путевые листы, чеки и т. п.). Рассмотрев представленные данные, наниматель их одобряет, после чего работнику (обычно на последний день месяца) начисляется компенсация, а затем возмещаются траты. Основанием для начисления данных выплат является приказ нанимателя.

Издание приказа о назначении и выплате компенсации за эксплуатацию личного авто работнику

Настоящий документ оформляется согласно формату, правилам, применяемым в организации. По сути, текстовая часть составляется в свободной форме, а структура документа в большей степени типовая.

Заголовок

(суть распоряжения)

Дополнительно обычно прописывают траты по содержанию ТС (включая ГСМ), которые наниматель также будет возмещать из своих средств

Заключительная часть

Основные составляющие части приказа Какие обязательные сведения включают Пояснения по изданию приказа
Шапка

(верхняя часть документа)

Полное наименование, надлежащие реквизиты организации Приказ обязательно датируется, ему присваивается свой номер, также записывается место его составления
Его можно расширить, пояснив, что это распоряжение именно о компенсационных выплатах на конкретный год в связи с использованием личного авто в служебных целях
Включает:

назначение компенсационной выплаты за эксплуатацию личного ТС его владельцу — конкретному работнику организации;

ее размер, порядок и способ выплаты;

документы, которые нужно представлять для подтверждения понесенных затрат

В конце приказа свою визу проставляет руководитель С уже изданным и подписанным приказом работника должны ознакомить под его подпись

Настоящий приказ о выплате компенсации по обозначенному основанию может издаваться сразу на нескольких сотрудников. Тогда по каждому из них прописывают личные данные (ФИО, должность, отдел, где работает, табельный номер), сведения о назначаемой компенсации. Соответственно, каждого работника должны ознакомить с изданным приказом под подпись.

Пример 2. Образец приказа о назначении компенсации за использование личного авто на работе

Директор ООО «Василек», Р. Н. Бурлевская дает следующие распоряжения в отношении менеджера отдела снабжения М. И. Теплякова, которые фиксируются в приказе:

  1. Выплачивать данному работнику ежемесячную компенсацию (1200 руб.) за использование его авто (марки «Лада Приора» с объемом двигателя 1596).
  2. Попутно возмещать М. И. Теплякову траты, связанные с содержанием его авто.
  3. Самому работнику отчитываться ежемесячно, представляя путевые листы, соответствующие документы, подтверждающие траты.
  4. Компенсационную выплату включать в зарплату М. И. Теплякова на основании приказа, где будет указана окончательная сумма выплаты.

Распространенные ошибки при оформлении компенсации за использование личного авто сотрудника

Ошибка 1. Компенсация трат, которые связаны с эксплуатацией сотрудником своего автомобиля на работе, предоставляется не всегда.

Так, довольно типичной является ситуация, когда, владелец авто (сотрудник организации) систематически использует свою машину на работе, не известив об этом нанимателя и никак не оформив. При данных обстоятельствах наниматель не должен и не будет компенсировать никакие траты данному сотруднику (включая по ГСМ, техосмотру либо ремонту).

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: Учитывает ли наниматель при оформлении компенсации за использование авто сотрудника на работе время пребывания его на больничном либо в очередном оплачиваемом отпуске?

Нет, за названые периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте компенсация не начисляется. Также не учитываются дни, когда ТС не использовалось по причине выявленных неисправностей и прохождения ремонта.

Вопрос №2: Предусмотрена ли компенсация по ГСМ работнику за разовое использование личного авто в служебных целях (т. е. за одну командировочную поездку)?

Да, за одну служебную поездку также выплачивается компенсация. Ее величина рассчитывается с учетом оплаченных чеков АЗС.

Компенсация ГСМ в 2021 году: кому, что и как компенсировать

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

  1. Руководитель согласовал факт использования личного транспорта.
  2. Расходы по эксплуатации автосредства в рабочих целях подтверждены надлежащими документами (путевые листы, чеки с заправочных станций и проч.).
  3. Возмещение издержек может получить только штатный работник предприятия.

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

  • Дт 20, 25, 26, 44 Кт 73 — начисление и принятие к учету расходов по суммам возмещения на ГСМ;
  • Дт 73 Кт 50, 51 — сотруднику возмещены суммы затрат на ГСМ наличными (на расчетный счет).

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

  • для двигателя объемом до 2000 см³ — 1200 рублей;
  • для двигателя объемом, превышающим 2000 см³, — 1500 рублей.

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Статья написана по материалам сайтов: fb.ru, poluchi-lgoty.ru, gosuchetnik.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector