ПодлИННик трудовой книжки находится

Содержание

Как заверять копии трудовой книжки

Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2020. Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы ().

Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2019, о которых мы поговорим далее. С 01.07.2019 заверять документ следует, опираясь на новые требования.

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2020 года и как это было раньше

Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку. Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата.

Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время». Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор.

При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Порядок заверения трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке.

Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия.

Новые правила заверения копии трудовой книжки в 2020 году

Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки.

А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.Копии можно заверить 2 способами:

  • Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
  • Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.

После основного заверения на копии необходимо написать фразу о том, что человек продолжает работать.

Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу?

Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2020 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях.

Документ достаточно объемный и касается:

  1. постановлений, распоряжений и приказов;
  2. правил, инструкций и регламентов;
  3. уставов и положений;
  4. договоров, актов и писем;
  5. решений и протоколов;
  6. справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу. По новому ГОСТу (п. 5.26), если выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник.

Как правильно оформить копию трудовой книжки (образец)

руководитель, главный бухгалтер, сотрудники отдела кадров.

Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

  1. ожидать выдачи заверенного документа на протяжении установленного законодательством времени. Согласно п. 7 «Правил ведения трудовых книжек» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225), копию необходимо выдать на протяжении 3 дней с момента подачи работником заявления.
  2. написать заявление с просьбой выдать копию документа; его обычно пишут на имя руководителя или начальника отдела кадров;
  3. обратиться в отдел кадров;

Руководство организации не имеет права отказать сотруднику в оформлении копии ни при каких обстоятельствах.

Где должен находиться подлинник трудовой книжки?

Замена бумажной трудовой на электронный аналог, возможно, оптимизирует работу сотрудников архивных отделов.

В этом отношении бумажный аналог книжки, как ни странно, является более надежным. Его, как минимум, нельзя изменить: «следы» обязательно будут заметными. Таким образом, индивидуальная трудовая — это по-прежнему важный фактор начисления пенсии по старости.

Она заводится в момент первичного трудоустройства и впоследствии продлевается при помощи вкладышей.

Как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки в 2020 году?

А это не всегда удобно. Поэтому, имея заверенную ксерокопию, ее предоставляют потенциальному работодателю.

Необходимость отправки документов в электронном виде. С развитием цифровых технологий такая потребность будет только возрастать. Главным законодательным актом является Статья 62 Трудового Кодекса (см.

ссылку ), которая устанавливает обязанность администрации предприятия правильно изготовить и заверить копию документа о трудовой деятельности сотрудника.

Копия ТК действительна все время действия оригинала. Это правило работает, если ксерокопия хранится у владельца документа.

Многие государственные учреждения и коммерческие организации сами устанавливают сроки действия. У банков этот период, как правило, не превышает 30 дней. А судьи не ограничивают время действия заверенных документов.

Что меняется в оформлении трудовых книжек

Запись может быть такой: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)», как на примере ниже.

Пример № 2. В этом случае запись, где хранится оригинал трудовой книжки, вносить не нужно. Достаточно указать запись «Верно»; ФИО, должность, подпись ответственного в кадровом отделе; дата заверения. Копию трудовой книжки можно получить, написав заявление в организации.

Выдать ксерокопию может организации, если ему поручено ведение кадрового учета, с чем можно столкнуться на малых предприятиях. Копия трудовой книжки должна быть выдана после трех дней с даты заявления от сотрудника, отказать ему без указания причин не имеют права.

Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам

В 2020 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.

Для чего нужно заверять трудовую книжку

Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:

  • Подтверждение источника дохода заемщика.
  • Подтверждение того, что человек сможет вернуть заемные деньги.
  • Взыскание долга с зарплаты заемщика.
  • Подтверждение информации, изложенной в анкете.
  • Установление, часто ли человек меняет места работы.
  • Установление причин расторжения трудового соглашения с прошлых мест работы.

Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.

Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.

Правила заверения, оставшиеся неизменными

Изменения, появившиеся в 2020 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.

При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:

  • Копировать нужно все обороты, где есть сведения. Это и титульный лист, и страница с заключительной записью о трудоустройстве.
  • Копировать раздел о вознаграждении нужно не во всех случаях. Обычно нужна эта страница при получении различных званий. К примеру, звания «Ветеран труда». Сведения о поощрениях пригодятся при устройстве на новую работу.
  • Копии листов брошюруются. На наклейке сзади нужно привести число скрепленных листков.
  • На заключительном листе книжки проставляются эти отметки: отметка «Верно», подпись лица, сделавшего копию книжки, дата оформления и печать.

Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.

К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.

Законодательное обоснование новых правил

Особенности внесения дополнительной записи

Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

Этапы заверения копии трудовой книжки

Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

  1. На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
  2. Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
  3. Подпись лица, заверяющего документ.
  4. Указание даты заверения.
  5. Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
  6. Проставление печати фирмы.

С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

Распространенные ошибки при заверении

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

  • Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
  • На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
  • На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
  • Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
  • Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
  • Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
  • Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Заверение книжки для банковского учреждения

В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:

  • Рекомендуется ставить отметку не «Копия верна», а «Верно». Именно подобная формулировка оговорена в ГОСТ.
  • Текст трудовой книжки должен быть разборчивым, легко читаемым.
  • Недостаточно поставить подпись заверяющего лица. Нужно обязательно дополнить ее должностью и ФИО этого лица.
  • Обязательно должна стоять отметка о нахождении оригинала книжки.
  • Желательно представить копию в виде отдельных листков, каждый из которых правильно заверен.
Это интересно:  1010 военнослужащим в 2020 году в контакте

У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.

Дополнительные особенности

Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.

К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:

Верно.
Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.

В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2020 году.

Где должен находиться подлинник трудовой книжки?

Каждый работодатель несет личную ответственность за обеспечение правильных условий хранения личной документации сотрудников. За ненадлежащее выполнение данных обязательств, повлекшее утрату или порчу архива, работодатель может быть подвергнут административным или штрафным санкциям. Именно руководитель производства является гарантом сохранности основных документов персонала, в том числе трудовых книжек.

Значение трудовой книжки для работников и служащих

Впервые данный документ был введен в повсеместную практику в конце тридцатых годов прошлого века. Вплоть до 2002 года трудовая книжка оставалась важнейшим документом, в котором фиксировался весь трудовой стаж человека.

Позже, когда вступили в силу изменения, связанные с пенсионной реформой, произошла корректировка терминологии. В частности, в настоящее время актуально понятие страховой, а не трудовой стаж. Тем не менее значимость документа, как основного подтверждающего фактора отработанных лет, не утрачена и сегодня.

Работодатель по-прежнему является гарантом сохранности книжек, как и всей документации.

Начиная с 2017 года в обществе активно обсуждается вероятность повсеместного внедрения электронного документооборота. Замена бумажной трудовой на электронный аналог, возможно, оптимизирует работу сотрудников архивных отделов.

Электронный архив, в свою очередь, нуждается в создании определенных условий. Для него требуется достойная материальная база. Кроме того, не все работодатели приемлют тотальную цифровизацию, поскольку имеет место технический риск. Электронный архив может быть утерян или выведен из строя гораздо быстрее, чем обычный, бумажный.

При этом следует понимать, что под порчей подразумевается не только удаление каких-то важных файлов, но и изменение информации, содержащейся в них. В этом отношении бумажный аналог книжки, как ни странно, является более надежным. Его, как минимум, нельзя изменить: «следы» обязательно будут заметными.

Таким образом, индивидуальная трудовая — это по-прежнему важный фактор начисления пенсии по старости. Она заводится в момент первичного трудоустройства и впоследствии продлевается при помощи вкладышей. Ввиду большой значимости этого документа существуют специальные нормативные акты, которые обусловливают правила хранения и заполнения.

Правила хранения трудовых книжек

Итак, вся ответственность по хранению книжек, а также всех вкладышей, вменяется в обязанность руководителю предприятия, организации или учреждения, согласно Постановлению Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Все бланки строгой отчетности, к которым относятся и трудовые, должны находиться в тех офисных помещениях, техническое обеспечение которых исключает саму возможность их порчи.

Для хранения часто используются:

  • металлические сейфы;
  • металлические шкафы;
  • металлические стеллажи.

Работодатель обязан обеспечивать сохранность подлинника трудовой книжки на весь период действия трудового договора с работником. Выдача на руки допускается непосредственно в момент увольнения. В случае смерти работника, с которым наниматель состоит в трудовых отношениях, книжка выдается под расписку ближайшему родственнику.

В отдельных случаях даже после свершившегося факта увольнения трудовая остается невостребованной. В этом случае ответственность работодателя за ее сохранность не снимается. Она продолжает находиться в архиве вплоть до того момента, когда понадобится уволенному сотруднику.

Согласно ФЗ №125 от 22 октября 2004 года, сроки хранения оригинала трудовой книжки составляют:

  • 50 лет — для поступления в архив, начиная с 2003 года;
  • 75 лет — для документов, делопроизводство по которым было прекращено до 2003 года.

Таким образом, подлинник трудовой книжки находится в архиве предприятия, на котором трудоустроен сотрудник.

Что должен делать руководитель, если трудовая потеряна или испорчена

Стопроцентной гарантии сохранности любой документации, в том числе и бланков строгой отчетности, не может обеспечить никакая система хранения. Поэтому изредка на разных производствах имеют место случаи, в которых трудовые портятся или теряются. Это может произойти по вине самого сотрудника или же по вине работника кадровой службы (то есть, работодателя).

Независимо от причин утраты, по письменному заявлению сотрудника работодатель должен подготовить дубликат. Кроме того, на предприятии может произойти форс-мажорная ситуация, по факту которой утрачивается весь архив. Если имеет место массовое уничтожение документов, по решению регионального органа власти формируется комиссия, которая скрупулезно работает над восстановлением документов. Главная задача работодателя в этом случае — точно восстановить трудовой стаж каждого сотрудника.

Если установлено, что документ утрачен по вине нанимателя, то на весь период восстановительных работ сотрудник имеет право на заработную плату.

Ответственность работодателя за ненадлежащие условия хранения книжек

Представители Государственной трудовой инспекции могут в любой момент осуществить выход на предприятие с проверкой правил хранения архива. Если обнаруживаются какие-либо нарушения в этой области, то инспектора готовят предписание на имя руководителя предприятия или организации. В нем обязательно перечисляются обнаруженные недочеты. Кроме того, инспектора предлагают комплекс мероприятий по их устранению.

Руководство предприятия или организации не имеет права игнорировать предписания проверяющих от ГИТ. Через какое-то время они повторяют рейд на предприятие для контроля над выполнением оформленного ранее предписания для руководства.

Согласно ст. 13.25 КоАП, в случае обнаружения игнорирования требований, проверяющий имеет право подвергнуть руководителя штрафным санкциям:

  • от 2,5 тыс. до 5 тыс. руб. для должностных лиц;
  • от 200 тыс. до 300 тыс. руб. для организаций.

Кроме того, если работодатель отказывается выполнять свои обязанности по восстановлению дубликата после порчи, сотрудник имеет право обратиться в судебные инстанции. В этом случае работодателя обяжут не только восстановить рабочую книжку в минимальные трудовые сроки, но и возместить сотруднику и материальный, и моральный ущерб.

Таким образом, оригинал трудовой книжки хранится исключительно в оборудованном архиве учреждения или предприятия, а на руки выдается только в момент увольнения.

Как заверяется копия трудовой книжки — образец 2020 года. Новые требования законодательства

Приветствую, дорогие друзья! Уже давным-давно я собираюсь сделать себе заграничный паспорт. Вечно у меня были какие-то другие дела, за которыми я об этом забывал.

Наконец-то сейчас приступил к активным действиям. Когда забирал копию трудовой то обратил внимание, что она по-другому была заверена.

Решил изучить вопрос более досконально. Хотите узнать, как заверяется копия трудовой книжки в 2020, образец увидеть? Думаю, эта информация будет вам полезна, поэтому крайне рекомендую с ней ознакомиться.

Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2020 года

Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 июля 2020 года.

Основные правила заверения трудовых книжек

Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (как заверять трудовые книжки с 1 июля 2020 года и образец смотрите ниже), должна быть вручена не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.

Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка заверяется следующим образом:

  1. Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
  2. На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).
  3. Если учреждение, куда будет предоставлена копия трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
  4. Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2020 года

До 1 июля 2020 года компаниям и ИП рекомендовано самим выбирать способ заверения трудовых книжек: по старому или по новому порядку. Нужно сказать, что второе предпочтительней.

Заверить можно только последний лист копии трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. С приходом нового ГОСТа это правило не изменилось.

До 1 июля 2020 года можно заверять трудовую книжку как по действующим правилам, так и по новым. Оба положения равносильны.

Образец заверения трудовой книжки до 1 июля 2020 года по действующим правилам:

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2020 года

Главное новшество, которое придет к нам с новым ГОСТом, это запись в копии трудовой книжки о месте хранения оригинала. Местом хранения может быть: личное дело, находящее в отделе кадров; дело, хранящееся в кабинете руководителя; папка с личными делами у бухгалтера и т.д.

Если вы делаете копию документа для потребностей своей фирмы, то запись о местонахождении оригинала не нужна. Если для иных организаций, то запись с 1 июля 2020 года о месте хранения оригинала документа обязательна. Итак, если вам нужно заверить копию трудовой книжки для сторонней компании (образец есть выше), поступайте следующим образом:

  • На последнем листе трудовой книжки, имеющем запись, впишите фразу «Верно» или «Копия верна».
  • Укажите должность работника, заверяющего копию, его ФИО.
  • Работник, заверяющий документ, должен расписаться.
  • Впишите дату заверения трудовой книжки.
  • Ниже всех предыдущих записей сделайте надпись «Подлинник хранится (укажите где, допустим у директора в л/д №23).
  • Поставьте печать компании так, чтобы ее верхний край касался копии документа, а нижний затрагивал бумагу.

Срок действия копии трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, мы рассказали. Теперь поговорим о сроке действия копии. Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действительна в течение одного месяца.

Если в течение этого времени в трудовую книжку вносились новые записи, копия становится недействительной. Обратите внимание: нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.

Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем (2019 год)

Работники часто просят кадровиков сделать копию трудовой книжки. Копия может потребоваться для получения кредита в банке и для изготовления загранпаспорта. Копию трудовой книжки нужно особым образом заверить и поставить печать работодателя. Как это правильно сделать расскажем в статье.

Как заверить трудовую книжку

Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов является заявление работника, составленное в письменной форме. Определенных требований к содержанию такого заявления нет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме.

При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник, и обосновать соответствующее требование ссылкой на статью 62 ТК РФ.

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. В случае ее невыполнения работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании статьи 5.27 КоАП РФ.

Это интересно:  Выдел доли в натуре в квартире

Работодатель не вправе требовать с работника плату за предоставление ему копий документов, связанных с работой, ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их изготовление.

Удостоверение копий документов, связанных с работой, может производиться, в зависимости от вида того или иного документа, руководителем организации или сотрудниками службы кадров либо бухгалтерии организации-работодателя, если указанные сотрудники уполномочены на это в установленном порядке.

В правом верхнем углу первого листа копии документа ставится обозначение «Копия». На копии документа обязательно указывается дата ее выдачи.

Заверительная надпись делается в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003 (Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст) и содержит:

  • надпись «Верно»
  • должность лица, заверившего копию
  • личную подпись должностного лица
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
  • дату заверения

Заверяется каждая заполненная страница трудовой книжки.

На последней заполненной копии страницы трудовой книжки кадровой работник в свободной графе ставит дату заверения и пишет от руки «Работает по настоящее время».

Образец заверения трудовой книжки (применяется в 2020 году):

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию трудовой книжки? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку. Какие нюансы надо помнить кадровику и как выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем?

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Его форма не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя).

Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы оно было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки:

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией трудовой книжки могут быть разными, но в заявлении трудящийся указывать их не обязан. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за ксерокопией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.

Образец, как правильно заверить копию трудовой книжки

Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.

Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.

Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.

Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.

Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.

Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в Постановлении Госкомстандарта № 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно.

Кроме того, в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими выписки будут иметь такую же силу.

Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.

Важно помнить, что Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст действует до 01.07.2019. С этой даты вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Планировалось, что он вступит в силу с 01.07.2017, но Приказом от 25.05.2017 № 435-ст Росстандарт перенес дату вступления нового ГОСТа. Скоро правила заверения работодателями документов можно будет посмотреть в п. 5.26 нового стандарта.

В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Образец, как заверить трудовую книжку до 01.07.2019

С 01.07.2019 документ должен выглядеть, как на следующем образце:

В большинстве случаев неправильно распечатанную и оформленную ксерокопию работник приносит назад кадровику и тому приходится все переделывать. Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию.

Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Изменение порядка заверения трудовой книжки с 2020 года

Как будет происходить заверение трудовой книжки 2020. У всех на слуху грядущие изменения в заверении официальных документов.

Расскажем в материале, как будет происходить заверение трудовой книжки с 2020 года.

Работник имеет право на копию

За копией своей трудовой книжки работник может обратиться к своему работодателю, написав соответствующее заявление на имя руководителя организации. Если компания небольшая, то можно ограничиться и устной просьбой.

Причем администрация предприятия не может отказать работнику в выдаче копии трудовой. Право на получение заверенной копии или выписки из трудовой книжки предусмотрено действующим законодательством (п. 7 правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Помимо обязанности выдать копию, закон устанавливает и максимальный срок, в течение которого документ нужно предоставить работнику.

На заверение трудовой книжки и выдачу копии дается три дня (п. 7 правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Общие требования

Понятно, что копия должна быть качественной. Если этим правилом пренебречь, то учреждение, потребовавшее у работника заверенную копию, может ее не принять и работу по заверению придется выполнять дважды.

Обычно обязанность по заверению трудовых книжек в организациях (у индивидуальных предпринимателей) возложена на кадровых специалистов. Если же предприятие небольшое, и кадровой службы нет, то трудовые заверяет бухгалтер или секретарь. В микропредприятиях работу по заверению документов может исполнять сам руководитель.

Правила, действующие в начале года

Отметим, что по настоящее время работает образец заверения трудовой книжки, действовавший в 2017 году п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст):

  1. каждый лист копии нужно заверить отдельно, сделав на нем надпись: «Верно» или «Копия верна». Эту надпись можно сделать от руки или использовать специальный штамп.
  2. на каждом листе копии нужно указать обязательные реквизиты, а именно: должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату, когда копия заверена и оттиск печати.
  3. Для заверения копий допустимо использовать как печать организации, так и печать отдела кадров.
  4. На последнем листе копии трудовой книжки имеет смысл написать «Сотрудник работает по настоящее время» и указать текущую дату. Эту надпись нужно также заверить подписью, указав должность и ФИО ответственного сотрудника, и скрепить печатью организации (отдела кадров).

Новый порядок

С 01.07.2019 года вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Именно в этом документе содержится порядок заверения копии трудовой книжки 2020 (п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Заверительная надпись должна содержать:

  • надпись «Верно»;
  • должность лица, которое заверило копию;
  • подпись;
  • расшифровку подписи (Ф.И.О.);
  • дату заверения.

Указанный ГОСТ содержит и образец заверения трудовой книжки с 2020 года:

При предоставлении копии в другую организацию отметку о заверении нужно дополнить надписью о месте хранения оригинала документа. Она должна выглядеть так:

Понятно, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а «россыпью» в сейфе, то на копии достаточно указать только место хранения оригинала книжки без указания номера дела и года.

Как заверить копию трудовой книжки в 2020 году — образец, правильно, для банка, работает по настоящее время

Порой работнику необходимо подтвердить свое официальное трудоустройство. А поскольку трудовая книжка отдается на руки лишь при расчете, то выдают документальную копию.

Как в 2020 году оформить заверение копии трудовой книжки? Наниматель не вправе выдавать своему сотруднику подлинник трудовой книжки, если только это не связано с прекращением трудовых отношений.

Поэтому во всех случаях, когда сотруднику требуется подтвердить трудоустройство или стаж, оформляется копия документа.

Причем оформлена таковая должна быть надлежащим образом. Как правильно в 2020 году заверяется копия трудовой книжки?

Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.

Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.

Для приобретения копии сотрудник подает заявление с соответствующей просьбой на имя ответственного лица. В небольших организациях достаточно устной просьбы.

Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.

Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее? Как правило, оформлением приема и увольнения в организации занимается кадровая служба. Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек.

Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.

То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.

Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.

Это интересно:  Новые банки не проверяющие кредитную историю

Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника. В нем содержатся сведения о месте работы, наименовании должности, дате приема на работу и увольнения, ссылки на документы-основания или правовые акты.

При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.

В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.

Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.

Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.

Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.

Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.

Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.

Какова роль документа

Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.

К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:

  • оформление кредита;
  • получение государственной субсидии;
  • оформление пенсионных выплат;
  • процедура усыновления;
  • получение загранпаспорта и т.д.

На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.

Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу по совместительству. Некоторые должности категорически запрещены к совмещению.

Законные основания

Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.

Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.

Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом. То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.

Основное значение имеет ст.62 ТК РФ, ГОСТ Р 6.30–2003, Постановление Правительства №225. Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер. К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.

Некоторые правовые тезы, например уставы, приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.

Как правильно заверить трудовую книжку

Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера.

Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами:

  1. Постранично — При этом заверительная надпись и печать проставляются на всяком листе копии
  2. Прошитого комплекта копий — В таком случае все страницы копии нумеруются, прошиваются, ставится пломба в виде наклейки с отображением печати, подписи и количества страниц. Заверяется весь комплект в целом

Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.

К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления. Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии.

Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек. Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют.

Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации. Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям.

Необходимо уточнять, какая требуется копия, в структуре, требующей предоставления документа. Нигде не регламентировано и количество разворотов, копируемых на один лист формата А4.
Но наличие более одного разворота на листе может вести к тому, что копия не будет принята и потребуется переоформление.

Порядок действий

Когда сотрудник трудится в настоящее время, то порядок изготовления копии трудовой книги таков:

  • Снимаются ксерокопии всех заполненных листов книжки
  • На копии каждого листа в нижней части пишется фраза «Копия верна». Рядом с ней прописывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой
  • Далее ставится дата заверения и печать организации. Оттиск печати располагается так, чтобы он частично захватывал саму копию и подпись
  • В некоторых случаях дополнительно пишется «Работает по настоящее время»

Заверяется копия сотрудник кадровой службы, главным бухгалтером либо самим руководителем организации.

Когда заверяется вся копия целиком, то заверительная подпись и печать ставятся на последнем листе пронумерованной и прошитой копии.

Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать также располагается частью на подписи и на информационном бланке.

При проставлении заверительной надписи и печати нужно учитывать некоторые нюансы:

  1. Надпись частично налагается на изображение копии. Но не скрывая имеющуюся информацию.
  2. Обычно применяется круглая печать организации. Но может использоваться и отдельная печать кадровой службы
  3. Не ставится печать на пустой странице или в пустой ее части
  4. Печать захватывает надпись и изображение копии, но должна быть ясно читаемой
  5. Конкретное место для внесения заверительной надписи — не регламентировано, но исходить лучше из целесообразности. Нередко отметку ставят в верхнем правом углу, но так скрывается часть информации. Лучше ставить надпись в нижнем левом углу, немного захватывая изображение

Если на момент изготовления копии трудовой книжки человек не трудоустроен, то для заверения документа нужно обратиться к нотариусу.

Как быть с вкладышем

Вкладыш в трудовую книжку необходим в случае, когда все листы оказываются заполненными и некуда внести новые записи. Заполняется вкладыш на бланке установленной формы по общим правилам.

В трудовую книжку вкладыш крепится посредством вшивания. Как отдельный документ вкладыш не имеет никакой юридической силы.

При оформлении вкладыша в верхней части титульного листа книжки ставится отметка с указанием номера и серии вкладыша. Количество таких отметок и следственно самих вкладышей не ограничено.

Особенность оформления вкладыша в том, что при первом заполнении он заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Заверительная отметка ставится на первой странице вкладыша. В случае изготовления копии трудовой книжки с наличием вкладыша процесс ничем не отличается.

Вместе со всеми листами трудовой книжки копируется и вкладыш. Заверяется вкладыш в обычном порядке.

Образец заверенной записи

Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства. Как правильно заверить копию трудовой книжки « …работает по настоящее время»?

Во-первых, само нахождение трудовой книжки у работодателя указывает на факт трудоустройства. К тому же копия должна точно отображать оригинал и наличие дополнительных записей данное правило нарушает.

Но если таково требование получателя, то надпись лучше сделать так, как предусматривают требования конкретного получателя.

Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант.

Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.

Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой.

По какому назначению

Основное требование к копии трудовой книжки это ее разборчивость и надлежащее заверение.
Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.

Что касается распространенных ошибок, которые недопустимы в любом случае, то они таковы:

  • Размещение на одном листе стразу четырех страниц книжки. На одном развороте рекомендуется копировать не больше двух страниц.
  • Неправильная формулировка записи. Отдельные нормативы устаревают со временем. Сегодня обычно ставится надпись «Копия верна», но еще недавно ставилась только одно из этих слов. Но в коммерческих организациях такое заверение может посчитаться неправильным
  • Подпись не уполномоченного сотрудника. Подпись ставится лицом, которое приказом руководителя уполномочено на ведение и хранение трудовых книжек
  • Ненадлежащая печать. В организации может использоваться несколько печатей, но для заверения можно использовать только круглую печать организации или штамп кадровой службы

Для банкаБанку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита.

В целом копия составляется по общим правилам. Но есть и отдельные нюансы, характерные для конкретного банковского учреждения. Уточнять их нужно непосредственно у получателя. В общем можно отметить следующие.

Место проставления заверительной надписи для банка особого значения не имеет — но основной текст должен быть разборчив и читаем.

При проставлении подписи ответственного лица надлежит указывать должность и полное имя заверителя.

Некоторые банки требуют проставления надписи о местонахождении трудовой книжки — по закону такой надписи не предусматривается, но лучше следовать требованиям банка.

Значение может иметь и надпись о факте текущей работы в организации. Юридически эта пометка и не предусмотрена, и не соответствует логике. Но банки могу отказать в принятии копии при отсутствии такой записи.

Важна для банка и форма копии. Чаще всего требуется создание отдельной копии для каждого листа с заверением каждого скопированного листа.

На загранпаспорт. До принятия Приказа ФМС РФ №320, вступившего в силу 7.04.2013, при оформлении заграничного паспорта требовалось обязательное предоставление копии трудовой книжки, заверенной работодателем, или ее оригинала при отсутствии факта трудоустройства.

Теперь такое требование больше не применяется. Необходимые сведения о трудовой деятельности указываются в специальной анкете.

Для ФСС и ПФР. Сотрудник ФСС, проверяя компанию на предмет признания расходов на выплату страхового обеспечения, должны проверить и стаж работников.

Для этого они требуют предоставления копий трудовых книжек бывших сотрудников. Может затребовать копии и ПФР, при сверке платежей.

Требование о предоставлении книжки со стороны ФСС в принципе правомерно, поскольку одним из основных показателей при расчете пособий по временной нетрудоспособности или выплат в связи с материнством является стаж.

Для ПФР копия может также потребоваться для подтверждения стажа субъекта. И подтверждается таковой трудовой книжкой. Но как быть с уволенными работниками, которые уже забрали свои трудовые?

В Приказе Минздравсоцразвития РФ №951н от 4.12.2009 приведен перечень документов, какими организация-страхователь подтверждает правильность и обоснованность своих затрат по обязательному страхованию. И ни о каких документах, подтверждающих стаж работников, в нем речь не идет.

Достаточно предоставления документов, непосредственно изложенных в перечне – заявление о возмещении, форма 4-ФСС, документы в подтверждение расходов.

Проверить стаж представители ФСС могут посредством изучения трудовых договоров, приказов о приеме на работу и увольнении, личных карточек работников. То есть в целом требование копий трудовых книжек работающих сотрудников правомерно, а вот книжек уволенных работников противоправно.

А это отнимает немало времени. Потому изначально нужно попытаться урегулировать ситуацию мирным путем. Для этого в соответствующую инстанцию подается письмо с предложением воспользоваться для подтверждения иными документами.

Изготовить копию трудовой книжки и заверить ее не сложно. Но следует соблюсти все правила надлежащего заверения. А в отдельных случаях руководствоваться нужно требованиями организаций-получателей.

Статья написана по материалам сайтов: assistentus.ru, delatdelo.com, kredityvopros.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector